Améliorer l’instruction des dossiers : preuves de dépôt incomplètes sur les nouveaux automates
Au préalable, je rappelle que la médiation est une entité indépendante de règlement extrajudiciaire des différends qui ne saurait être assimilée aux services de La Poste.
À cet égard, j’ai besoin d’un dossier de saisine complet, avec toutes les preuves et justificatifs nécessaires à l’instruction du dossier, car je n’utilise pas les systèmes d’information de La Poste. J’instruis le dossier sur la base de ce que me transmettent les deux parties.
Or, je constate depuis deux ans que dans les dossiers de médiation, les requérants nous transmettent une pièce nommée « Ticket preuve de dépôt ». Les informations présentes sur ce ticket sont un code-barre, le lieu, la date et l’heure de dépôt, ainsi que le numéro du courrier ou colis (cf. image ci-dessous).
Après un affranchissement guidé et effectué par le client en toute autonomie sur l’automate, l’agent flashe le colis au moment du dépôt et remet ce ticket de preuve de dépôt au client.
Par ailleurs, l’automate donne le choix au client d’imprimer ou non le ticket de carte bleue et le ticket de caisse. Sur ce dernier se trouve le montant de l’affranchissement et le produit choisi, ainsi que le régime indemnitaire (ici R2). Le poids, quant à lui, n’est visible que sur le bordereau d’expédition.
Les requérants pensent qu’avec seulement le code-barre du ticket, preuve de dépôt, nous possédons en médiation toutes les informations nécessaires concernant l’envoi en litige, ce qui n’est pas le cas.
Pour pouvoir caractériser un envoi sans les accès au système d’information de La Poste, nous avons besoin des éléments suivants directement accessibles sur la preuve de dépôt : le poids, le prix d’affranchissement, le numéro du colis, la garantie souscrite ou indemnisation ad valorem le cas échéant, la date, le lieu et l’heure de dépôt.
Avec le ticket preuve de dépôt actuel des nouveaux automates, la médiation n’aura les informations requises seulement si le requérant pense à prendre en photo le bordereau de transport pour le poids, s’il choisit d’imprimer le ticket de caisse à l’issue de son achat, et s’il conserve le ticket preuve de dépôt. Sur les anciens automates, la preuve de dépôt récapitulait toutes les informations nécessaires sur le même ticket, avec en en-tête «Preuve de dépôt, document justificatif à conserver », permettant à la médiation d’avoir toutes les données essentielles d’information sur le colis sur un même document.
Je formule donc la recommandation que la Branche Courrier-Colis étudie la possibilité de réintroduire sur la preuve de dépôt des nouveaux automates, un récapitulatif des données essentielles concernant l’envoi en question soit : la date, le lieu et l’heure de dépôt, le numéro du colis (ou courrier le cas échéant), le poids, le prix d’affranchissement, la garantie souscrite ou indemnisation ad valorem, et en ajoutant dans le titre « Ticket preuve de dépôt à conserver ». Ainsi la médiation sera en mesure d’instruire le dossier avec plus d’efficacité et de diligence.